Wer Software-Implementierungsprojekte bereits durchgeführt hat, weiß, um die technischen und organisatorischen Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, um am Ende des Projekts effiziente Prozesse etablieren zu können.

Wir beleuchten in diesem Blog-Beitrag:

• Warum Ihre SPM-Implementierung nach Best Practice erfolgen muss
• Wie Sie eine solide Umsetzungsroadmap entwickeln
• Welche Unterstützung Ihnen ein zertifizierter ServiceNow-Partner bietet

Statistiken zeigen: 70%-90% der Digitalisierungsprojekte scheitern aufgrund eines schlecht ausgeführten Projektportfoliomanagements. Die Problematik beginnt oft mit einer unzureichenden Verzahnung von Strategie und operativer Umsetzung, und erstreckt sich weiter über unzutreffende Aufwandsschätzungen, fehlendes Risikomanagement bis hin zur strukturellen Überforderung abteilungsübergreifende, komplexe Themenstellungen agil weiterzuentwickeln.

Mit der Implementierung einer SPM-Lösung drehen Sie das Ruder zügig in die entgegengesetzte Richtung, vorausgesetzt Sie wenden konsequent erprobte Best Practices für die SPM-Implementierung an. Wenn Ihr Unternehmen die Methoden und Frameworks des strategischen Portfoliomanagements nutzt, stärkt das Ihre operative Umsetzungskraft, was sich direkt auf die Geschäftskennzahlen auswirkt.

Erfolgsfaktor 1: Finden Sie die richtige Projekt-Balance

SPM-Implementierungen sind eine Gratwanderung zwischen strategischen Zielen und konkreten Funktionalitäten. Damit dieses hin- und her navigieren mit Ihren Stakeholdern dynamisch und effektiv bleibt, sollten Sie Use Cases identifizieren und priorisieren, die einen starken Hebeleffekt für den weiteren Roll-out bewirken. Als solides Auswahlkriterium haben sich die Sichtbarkeit und spürbare Effizienzsteigerung durch eine Funktionalität für einen größeren Anwenderkreis bei gleichzeitig einfacher Implementierung durch geringe Systeminterdependenzen bewährt.

Erfolgsfaktor 2: Setzen Sie Ihre neue SPM-Software bereits bei der Implementierung ein

Es ist die Ironie der Praxis, dass selbst Projektportfoliomanagementlösungen mit Excel-Projektplänen implementiert werden und Projektpriorisierungen in Word- und Powerpoint-Slides abgewickelt werden. Dabei sind in ServiceNow alle Tools vorhanden, um jeden Implementierungsschritt digital abzubilden. Das System so weit wie möglich bereits im “Freiflug” aktiv einzusetzen ist für den gesamten Implementierungsverlauf und die Bildung einer positiven User-Akzeptanz enorm hilfreich, kann aber ohne entsprechende Software-Erfahrung herausfordernd sein.

Erfolgsfaktor 3: Ein Proof of Concept als Basis für die Entscheidung

Die Entscheidung für ein PPM-System muss gut überlegt sein. Schließlich möchte man nicht die “Katze im Sack kaufen”. Ein Proof of Concept (PoC) bietet Unternehmen die Möglichkeit zum Beispiel einen bestimmten zu implementierenden Prozess im Detail zu testen. Dabei haben auch die User die Möglichkeit die Lösung hinsichtlich Usability und Handhabung kennenzulernen. Nach einigen Wochen oder Monaten hat man für das System und die Prozesse nicht nur ein besseres Verständnis, die Learnings stellen auch eine solide Entscheidungsgrundlage dar, bevor man in den Kauf von Softwarelizenzen investiert. Verlaufen die Tests positiv, so können die daraus resultierenden Ergebnisse in weiterer Folge für das Implementierungsprojekt verwendet werden.

Erfolgsfaktor 4: Starten Sie Ihr Change-Management spätestens zum Projektstart

Ein gängiges Mantra in der Tech-Branche lautet, dass ein gutes Zusammenspiel von Technologie, Prozessen und Menschen die Software-Akzeptanz bedingt. In vielen Fällen sind es mittlerweile sogar nur noch die beiden letztgenannten Faktoren, die es für den Implementierungserfolg zu meistern gilt. Verstehen Sie die SPM-Einführung als weitreichenden Veränderungsprozess und begleiten Sie diese Transformation durch intensive, gezielte Kommunikationsarbeit mit allen Stakeholdergruppen.

Erfolgsfaktor 5: Bleiben Sie bei der SPM-Implementierung agil

Ein klassischer Software-Implementierungsplan sieht das User-Training zum Schluss vor. Dabei stehen und fallen neue Prozesse mit der User-Akzeptanz. Was zunächst wie ein Mehraufwand erscheint und bei vielen Projektmanagern ein Umdenken erfordert, sichert den Erfolg Ihres Implementierungsprojekts ab: Starten Sie das Onboarding von Usern für Teilbereiche so früh wie möglich und bleiben Sie für potenziell notwendige Adaptionen basierend auf dem User-Feedback offen. Statt eines “Big Bangs” findet das SPM so ganz natürlich seinen Weg in Ihre Organisation.

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