Strategisches Portfoliomanagement umfasst viele Tätigkeits- und Entscheidungsbereiche, die auf eine agile und wertbasierte Projektorganisation einzahlen. Doch die Effektivität aller, hoffentlich gut priorisierter Geschäftsaktivitäten hängt unmittelbar von einer optimierten, strategischen Ressourcenplanung ab.

Wir widmen uns in diesem Blog-Beitrag folgenden Fragen:

• Welche Auswirkungen hat eine unzureichende Ressourcenplanung?
• Wie beeinflusst das strategische Ressourcenmanagement den Geschäftserfolg?
• Wie hängt das strategische Ressourcenmanagement mit Demand Management-Prozessen zusammen?
• Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung des strategischen Ressourcenmanagements achten?

Welches Unternehmen kennt Ressourcenkonflikte nicht? Auch wenn Projektideen professionell evaluiert und im Abgleich mit strategischen Zielen priorisiert wurden, kommt es in der Umsetzungsphase immer wieder zu Ressourcenengpässen. Sei es, weil Aufwände falsch eingeschätzt wurden, Mitarbeiter ausgefallen sind, oder weil sich Projektprioritäten verschoben haben. Wenn zu wenig oder weniger Ressourcen bei gleichbleibenden Zielen und Zeitplänen zur Verfügung stehen, kann eine Überlastung und Verwirrung mit erheblichen Geschäftsschäden entstehen.

Denn ohne stringentem Ressourcenmanagement entstehen folgende Risiken:

• Projekttermine können nicht eingehalten werden.
• Die Qualität der Arbeitsergebnisse lässt nach.
• Projektbudgets werden durch Ineffizienzen deutlich überschritten.
• Interne Projekte müssen zu Gunsten von Kundenprojekten trotz erheblichen Investments abgebrochen werden.
• Neue Geschäftschancen können durch maximal gebundene Ressourcen nicht aufgegriffen werden.
• Das Vertrauen in die Unternehmensplanung sinkt.
• Die Mitarbeiterfluktuation steigt.

Eine solide, kontinuierlich adaptierte Kapazitätsplanung ist daher eine zentrale Managementaufgabe.

Damit die Ressourcenplanung funktioniert, braucht es aussagekräftige Daten und Informationen, mit denen ein Ressourcenverantwortlicher arbeiten und wirksam werden kann. Gleichzeitig gilt es zu hohe Dokumentationsaufwände von Projekten zu vermeiden, um die Mitarbeiterinnen nicht zu demotivieren. Eine digitale Lösung erleichtert den Prozess.

Mit dem Vorhandensein von historischen Daten werden die Annahmen im Zeitverlauf zunehmend treffsicherer und die Planung durch automatisierte Datenvorbefüllung granularer und noch effektiver. Doch bevor die Unterstützung von Künstlicher Intelligenz greifen kann, müssen die SOLL-/IST Daten von Projektverantwortlichen und Projektmitarbeitern erhoben und gepflegt werden. Das betrifft Zeitaufwände, Kosten, betriebliche und technische Einsatzmittel, aber auch die Darstellung benötigter Fähigkeiten, um Mitarbeiterinnen bestmöglich einsetzen zu können.

Durch die erreichte Transparenz des datengesteuerten Ressourcenmanagements verändert sich maßgeblich die Performance eines Projektportfolios:

• Der Ressourcenfaktor kann bei der Projektpriorisierung stärker gewichtet werden, was zu besseren Entscheidungen führt.
• Die Planbarkeit, aber auch Agilität im Umgang mit den Geschäftsaktivitäten steigt.
• Die Optimierungsmöglichkeiten in der operativen Projektarbeit werden umfassender.
• Ressourcenmängel und weitere Risiken werden frühzeitig erkannt und können durch vielfältige Maßnahmen wie Recruiting, Training, Outsourcing oder Umplanungen proaktiv abgefangen werden.
• Neue, flexible Formen der Zusammenarbeit können durch fähigkeitsbasiertes Staffing realisiert werden.
• Teamübergreifende Synergien können besser identifiziert und gestärkt werden.
• Abteilungsübergreifende Ressourcenabstimmungen werden objektiviert und auf die gemeinsame strategische Zielerreichung ausgerichtet.
• Nachhaltigkeitsaspekte können konkreter berücksichtigt werden.

Damit die strategische Planung eines Unternehmens sich im Ressourcenmanagement widerspiegelt, muss allerdings noch ein weiterer  Prozess berücksichtigt werden – das Demand Management. Hier werden Projektideen nach ihrem Marktpotenzial und  Umsetzungsaufwand spezifiziert, und idealerweise erst dann als Ressourcenanfragen definiert. Ändern sich die Projektbedarfe wirkt sich das auch auf die Ressourcenplanung aus. Werden diese Prozesse digital abgebildet, bleiben diese Planungsdimensionen im Unternehmen synchron, sodass das Unternehmen agil und effizient im dynamischen Marktumfeld agieren kann.

Als praxiserprobter Implementierungspartner wissen wir, dass es nicht immer möglich ist, das Demand Management und Ressourcenmanagement parallel zu implementieren, auch wenn es der ideale Weg wäre. Wichtig ist, prozessübergreifende Themen zu erkennen. Der Prozessumfang, der sich hinter strategischem Portfoliomanagement verbirgt, ist enorm, soll aber keineswegs abschreckend wirken. Beim strategischen Portfoliomanagement geht es im besten Sinne darum, das Silo-Denken einer Organisation aufzubrechen. Bei der Implementierung von SPM-Prozessen ist es daher wichtig, ganzheitlich, aber eben auch pragmatisch vorzugehen.

Mit dem ADVVISE SPM Quick Start unterstützen wir unsere Kunden dabei mit zentralen, einfachen, und dennoch themenübergreifenden Prozessen innerhalb von nur sechs Wochen zu starten. Diese können dann gemäß der eigenen organisatorischen Lernkurve sukzessive weiter ausgebaut werden. Der Fokus auf bewährte Prozesse mit einigen wenigen ausgewählten KPIs ermöglicht Unternehmen einen einfachen Einstieg in das strategische Projektportfoliomanagement, was ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, um ein positives Momentum für den bevorstehenden, langfristigen Veränderungsprozess zu schaffen.

Wir zeigen Ihnen gerne im Rahmen einer Live-Demo, wie Sie mit ServiceNow SPM das strategische Ressourcenmanagement kompakt und in planbaren Ausbaustufen in Ihrem Unternehmen einführen können. Unsere Consultants beraten Sie methodisch und ganzheitlich, sodass Sie Ihre Ziele im strategischen Portfoliomanagement auf jeden Fall erreichen.